Исполнительная документация: состав и ведение

Что такое исполнительная документация простыми словами

Проект описывает, каким объект должен получиться. Стройка идёт своим чередом, и в реальности не всё повторяет чертёж один в один: где-то материал заменили на равнозначный, где-то трассу сети сдвинули на полметра из-за уже существующей коммуникации. Вопрос в другом: как потом доказать, что именно построено, из чего и по какому основанию, если проектировщика и подрядчика на площадке давно нет.

Для этого и ведут этот пакет бумаг: день за днём и этап за этапом он фиксирует фактический ход и результат работ. Это не одна справка, а целая система: общий журнал описывает хронологию, акты освидетельствования подтверждают качество отдельных этапов, геодезические схемы показывают, где конструкции оказались на самом деле, справки о материалах закрывают вопрос происхождения.

Разница с проектом простая: он отвечает на вопрос «как должно быть», а этот пакет, на вопрос «как было на самом деле». Обе стороны одинаково важны и обязаны совпадать между собой, а расхождения между ними, предмет отдельной проверки. Про то, что входит в проектные разделы, читайте в статье состав проектной документации по 87-ПП.

Без этого пакета объект нельзя легально завершить: государственный строительный надзор не выдаст заключение о соответствии, а без него не будет разрешения на ввод в эксплуатацию, даже если здание физически готово и стоит на месте.

Какой нормой сейчас регулируется исполнительная документация

Правовая база складывается из двух уровней, кодекса и подзаконного акта, как и в большинстве вопросов строительного контроля.

Градостроительный кодекс РФ

Часть 1.4 статьи 52 ГрК РФ устанавливает саму обязанность: при строительстве, реконструкции и капитальном ремонте объектов капитального строительства ведётся исполнительная документация, подтверждающая соответствие выполненных работ проекту, результатам инженерных изысканий, требованиям технических регламентов. Часть 6 той же статьи возлагает обязанность обеспечить её ведение на генерального подрядчика или иное лицо, которое ведёт стройку.

Приказ Минстроя России № 344/пр

Конкретный состав и порядок ведения с 1 сентября 2023 года устанавливает приказ Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства РФ от 16.05.2023 № 344/пр «Об утверждении состава и порядка ведения исполнительной документации при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства». Он зарегистрирован в Минюсте России 31.05.2023 за № 73652 и действует до 1 сентября 2029 года. У него два приложения: первое перечисляет виды бумаг, которые входят в пакет, второе описывает порядок оформления, включая форму, форматы файлов и хранение.

Что было раньше

До 2023 года действовал РД-11-02-2006 «Требования к составу и порядку ведения исполнительной документации при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства и требования, предъявляемые к актам освидетельствования работ, конструкций, участков сетей инженерно-технического обеспечения», утверждённый приказом Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (Ростехнадзора) от 26.12.2006 № 1128. Этот порядок утратил силу с 1 сентября 2023 года, той же датой, когда вступил в силу приказ Минстроя № 344/пр. Форма акта скрытых работ, которая раньше была приложением к РД-11-02-2006, теперь тоже приведена в приложениях к новому приказу, а форма и порядок ведения общего журнала вынесены в отдельный акт, приказ Минстроя от 02.12.2022 № 1026/пр. Подробнее о нём в статье общий журнал работ на стройке.

Полный состав исполнительной документации

Приложение № 1 к приказу Минстроя № 344/пр перечисляет виды бумаг, которые в совокупности складываются в пакет по объекту. Не все позиции нужны на каждой стройке одновременно, конкретный набор зависит от вида и сложности объекта, но общий каталог выглядит так.

Читать этот список стоит не как формальный перечень для галочки, а как логическую цепочку: разбивка осей и геодезия задают точку отсчёта, журналы описывают хронологию, акты подтверждают качество этапов, справки о материалах закрывают вопрос происхождения, а испытания и экспертизы проверяют, что всё вместе работает как система. Про то, как оформляется один из самых частых пунктов этого списка, акт освидетельствования скрытых работ, подробно рассказано в отдельной статье акт освидетельствования скрытых работ.

Кто определяет перечень для конкретного объекта

Общий каталог из приложения № 1 не означает, что все позиции нужны на любой стройке в одинаковом объёме. Гараж и высотное здание с уникальными конструкциями требуют разного набора актов и испытаний.

• Застройщик. Если строит собственными силами или заказывает строительство, именно он в первую очередь заинтересован в правильном перечне: от него зависит, примут ли объект и получится ли зарегистрировать его без проблем.
• Технический заказчик. Если застройщик привлёк техзаказчика, тот берёт на себя определение и утверждение конкретного списка бумаг по объекту с учётом его технических особенностей.
• Лицо, ответственное за эксплуатацию здания или сооружения. Актуально для капитального ремонта уже эксплуатируемого объекта: перечень утверждает тот, кто отвечает за здание сейчас.
• Региональный оператор. В программах капитального ремонта многоквартирных домов эту роль исполняет региональный оператор, который организует и финансирует ремонт.

После того как перечень утверждён, строитель (обычно генеральный подрядчик) формирует бумаги уже строго по этому списку. Если на объекте несколько подрядных организаций, разумно заранее прописать в договорах, кто из них отвечает за какую часть пакета, чтобы не собирать его в последний момент из разрозненных кусков.

Кто ведёт и формирует комплект

Часть 6 статьи 52 ГрК РФ прямо закрепляет: за пакет в целом отвечает генеральный подрядчик. На практике же за отдельные его части отвечают разные участники стройки.

• Прорабы и инженеры производственного отдела. Заполняют общий и специальные журналы, готовят акты освидетельствования по своим участкам работ.
• Геодезическая служба. Отвечает за акты разбивочной основы, исполнительные геодезические схемы и профили сетей.
• Строительный контроль. Не заполняет бумаги напрямую, но проверяет их полноту и достоверность на каждом этапе. Подробнее о его роли в статье строительный контроль на объекте.
• Авторский надзор проектировщика. Сверяет фактическое исполнение с проектом и вносит замечания, часть из которых становится основанием для корректировки схем.
• Технический заказчик или застройщик. Принимает готовый набор, проверяет его на соответствие утверждённому списку и хранит после завершения строительства.

Пакет собирается из множества источников: подрядчик, субподрядчики, поставщики материалов, лаборатории, геодезисты. Именно поэтому синхронизация между участниками, отдельная задача: даты в журнале должны совпадать с датами в актах, а акты, ссылаться на конкретные справки о качестве материалов и результаты испытаний.

Бумажная и электронная форма

Приказ Минстроя № 344/пр допускает вести исполнительную документацию в двух формах, и обе законны при соблюдении требований.

Бумажная форма

Классический вариант: каждая бумага оформлена на бумаге, подписана уполномоченными представителями сторон, журналы прошиты и пронумерованы. Такая форма привычна инспекторам государственного строительного надзора и судам, физическая прошивка снижает риск подмены страниц задним числом.

Электронная форма

Бумаги формируются и хранятся в цифровом виде без дублирования на бумаге, если такой порядок согласован между застройщиком, техническим заказчиком и строителем. Ключевое условие: записи заверяют усиленной квалифицированной электронной подписью ответственных лиц. Форматы файлов приказ тоже определяет: предпочтительно XML по утверждённым Минстроем схемам, а при их отсутствии, doc, docx или odt для текста и pdf для материалов с графикой, таблицами и формулами.

Требования к электронному архиву

Система, где хранится цифровой пакет, обязательно ведёт резервное копирование данных, восстановление при сбое и протокол всех действий: кто, когда и что вносил или менял. Это защищает набор от скрытого редактирования задним числом не хуже, чем бумажная прошивка.

Хранение и передача застройщику

Пока идёт строительство, пакет формируется и хранится непосредственно на площадке у генерального подрядчика, и пополняется по мере выполнения работ.

Передача по завершении строительства

Когда работы завершены, а на объектах, подлежащих государственному строительному надзору, обычно синхронно с итоговой проверкой перед выдачей заключения о соответствии, полный набор передают застройщику или техническому заказчику.

Срок хранения

Дальше бумаги хранятся весь срок эксплуатации объекта капитального строительства. Это не архивная формальность на несколько лет, а обязанность, которая действует практически бессрочно, пока существует здание или сооружение. Причина простая: к пакету возвращаются при капитальном ремонте, реконструкции, техническом обследовании конструкций, страховом случае или судебном споре о качестве строительства, иногда спустя десятилетия после ввода объекта.

Смена собственника или управляющей организации

Если объект меняет владельца или переходит под управление другой организации, пакет передаётся вместе с объектом. Его отсутствие не освобождает от обязанности иметь такой набор, а лишь резко осложняет доказывание качества выполненных работ, если возникнет спор или потребуется обследование здания.

Именно этот пакет закон требует передать лицу, ответственному за эксплуатацию здания после ввода объекта: без него сложно грамотно спланировать периодические осмотры и обследование технического состояния. Какие ещё обязанности появляются у собственника на этой стадии, разбираем в статье эксплуатация здания: обязанности собственника.

Кто проверяет комплект на объекте

Исполнительная документация проверяется на всех этапах жизни объекта, а не только один раз перед вводом.

• Строительный контроль. По статье 53 ГрК РФ он сверяет фактическое выполнение работ с проектной и рабочей документацией на каждом этапе, а значит, и с текущим пакетом бумаг. Это происходит постоянно, а не разово.
• Авторский надзор. Проектировщик проверяет, не отклонилось ли фактическое исполнение от проектных решений, и его замечания фиксируются в наборе.
• Государственный строительный надзор. На объектах, где он предусмотрен (как правило, там, где обязательна экспертиза проекта), инспектор изучает полный пакет при выездных проверках и перед выдачей заключения о соответствии, без которого не получить разрешение на ввод объекта в эксплуатацию.
• Кадастровый инженер. Часть сведений из пакета, например, геодезические схемы, использует при подготовке технического плана объекта для постановки на кадастровый учёт.

Все эти проверки сходятся на одном: даты и содержание в разных бумагах должны быть согласованы между собой. Если общий журнал говорит об одной дате выполнения работ, а акт освидетельствования, о другой, это первый повод усомниться, что записи велись синхронно с реальной стройкой, а не собирались задним числом.

Частые ошибки и последствия

Проблемы с исполнительной документацией почти всегда рождаются не из злого умысла, а из спешки и привычки откладывать бумажную работу на потом.

• Перечень не утверждён заранее. Стройка идёт, а какие именно бумаги должны быть в пакете по конкретному объекту, никто формально не зафиксировал: в итоге на финише выясняется, что часть позиций пропущена.
• Ссылка на устаревшую норму. Регламенты компании или договоры подряда до сих пор ссылаются на РД-11-02-2006, хотя с 1 сентября 2023 года действует только приказ Минстроя № 344/пр. Формально это не отменяет силу бумаг, но сразу вызывает вопросы о качестве всего пакета.
• Разрозненность между подрядчиками. Несколько организаций ведут свои части в разнобой, без единого списка и ответственного за сборку итогового набора.
• Пробелы в справках о качестве материалов. Материалы применили, а паспорта, сертификаты и декларации соответствия не собрали или потеряли: происхождение материала нечем подтвердить.
• Электронный архив без нужных гарантий. Файлы вели в цифровом виде, но без усиленной квалифицированной подписи или без резервного копирования, и при проверке набор оспорили.
• Утрата пакета после ввода объекта. Бумаги передали застройщику формально, а через несколько лет при капитальном ремонте выяснилось, что часть утрачена, и восстановить историю строительства уже нечем.

Коротко: главное об исполнительной документации

• Что это. Полный пакет бумаг, который фиксирует фактический ход и результат строительства в подтверждение соответствия проекту. Обязанность закреплена частями 1.4 и 6 статьи 52 ГрК РФ.
• Норма. Состав и порядок ведения с 1 сентября 2023 года, приказ Минстроя России от 16.05.2023 № 344/пр, действует до 1 сентября 2029 года. Прежний РД-11-02-2006 утратил силу с той же даты.
• Состав. Больше десятка видов бумаг: акты разбивки осей, акты скрытых работ и ответственных конструкций, акты сетей, журналы, рабочие чертежи с отметками, геодезические схемы, акты испытаний, результаты экспертиз, справки о качестве материалов, замечания контроля.
• Кто утверждает перечень. Застройщик, технический заказчик, лицо, ответственное за эксплуатацию объекта, или региональный оператор, под конкретную стройку.
• Кто ведёт. Генеральный подрядчик через прорабов, инженеров и геодезическую службу, под проверкой строительного контроля и авторского надзора.
• Форма. Бумажная (подписи, прошивка) или электронная (усиленная квалифицированная подпись, форматы XML/doc/pdf, резервное копирование).
• Хранение. После завершения строительства набор передают застройщику, который хранит его весь срок эксплуатации объекта.
• Ответственность. Пробелы квалифицируют по статьям 9.4 и 9.5 КоАП РФ, штрафы от 1 000 рублей гражданам до 300 000 рублей юрлицам, а без полного пакета не получить заключение о соответствии и разрешение на ввод.